Het organiseren van een evenement is een hele uitdaging. Het kost veel energie, maar dit levert het ook zeker op! Een goede voorbereiding is het halve werk. We helpen je graag op weg met een aantal tips.
Wat wil je bereiken?
Voordat je een evenement gaat organiseren is het belangrijk om een concreet doel vast te leggen. Of het nu gaat om een festival, bedrijfsfeestje of pubquiz, door een doelstelling te bepalen kun je de juiste keuzes maken voor de aankleding, muziek, catering en locatie.
Conceptinvulling
Staat de doelstelling op papier? Werk dan het concept uit, van praktische zaken tot het gevoel dat je jouw gasten mee wilt geven. Denk out-of-the-box en schrijf alles op. Uiteraard moet je later gaan bijschaven, maar zo heb je het gewenste concept goed voor ogen.
Plannen is key
Alles staat bij een goede organisatie. Vooral als je samen met je team een event organiseert. Communicatie en afstemming, zelfs over de kleinste details, zorgen voor een succesvolle uitkomst.
Houd in je concept en planning rekening met een aantal cruciale factoren:
- Horeca
- Sfeer en beleving
- Locatie en bereikbaarheid
Blink uit in horeca
Als horecaondernemer weet je als geen ander hoe je een lekker hapje en drankje serveert. De presentatie en kwaliteit van eten en drinken tijdens een event wordt door de bezoekers als erg belangrijk ervaren. Zorg dat alles op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd word. Voeg smaak, kleur en verrassende elementen toe aan jouw gerechten. Zet dit dus hoog op jouw prioriteitenlijstje.
Zorg voor juiste sfeer en beleving
De aankleding va het event zorgt voor de wauw-factor bij jouw gast. Zij willen beleving! Bedenk originele activiteiten en zorg voor sfeervolle aankleding.
Zorg naast sfeer en beleving op jouw event ook voor de juiste posts op jouw online kanalen zowel voorafgaand, tijdens als na jouw event.
Locatie en bereikbaarheid
Het ligt misschien voor de hand, maar de locatie en bereikbaarheid worden nog wel eens vergeten. Kun je er makkelijk parkeren? Is het goed te bereiken met het OV? Belangrijke factoren waar je jouw gasten vooraf over kunt informeren.
Denk bijvoorbeeld ook aan de doorstroom bij binnenkomst, zodat jouw bezoekers niet uren in de rij staan. Zo zorg je ervoor dat jouw bezoekers met een goed gevoel binnenkomen.
Uitdagende klus
Het organiseren van evenement is een spannende klus. Maar vooral erg leuk! Wanneer de bezoekers het naar hun zin hebben, weet je dat je een goed resultaat behaalt hebt.